Terapkan 4 Teknik ini Untuk Membantu Kiat Manajemen Waktumu

POJOKNULIS.COM - Untuk kita yang bekerja, seringkali kita dihadapkan dengan penyelesaian berbagai macam project setiap harinya. Namun dengan banyaknya tenggat yang harus ditepati, banyak diantara kita yang akhirnya malah stress, kacau dan malah tidak mengerjakannya sama sekali.

Penerapan time management yang baik sesunguhnya tidak hanya bertujuan meningkatkan produktivitas dalam bekerja namun juga dengan aktivitas lain yang sangat penting dalam hidup kita.

Dalam dunia modern dikenal beberapa teknik untuk membagi waktu. Sebagian mungkin sudah pernah anda dengar, namun juga mungkin ada beberapa yang belum.

1. Prinsip Pareto dalam Time Management

Sudah banyak yang mengetahui bahwa ada seorang ahli ekonomi Italia bernama Vilfredo Pareto dengan prisip 80/20 nya. Memang prinsip ini banyak digunakan di dalam kegiatan marketing.

Dalam penerapannya prinsip 80/20 ini biasanya diartikan bahwa dari keseluruhan konsumen ada golongan 20% konsumen diantaranya yang bisa menghasilkan 80% dari target sales yang kita inginkan.

Artinya bahwa dengan melakukan konsentrasi kepada 20% saja, tidak ke seluruh konsumen, maka 80% dari target pekerjaan kita telah tercapai.

Bila prinsip ini kita aplikasikan dalam time management, maka artinya kita seharusnya bisa melakukan identifikasi terhadap pekerjaan pekerjaan tertentu, dan menempatkannya sebagai semacam prioritas yang apabila kita selesaikan pekerjaan tersebut maka akan menyingkat waktu dan meningkatkan efektifitas dalam bekerja.

2. Teknik Pomodoro

Untuk teknik yang ke dua ini juga sebenarnya bukan barang baru. Seorang pelajar yang juga dari Italia bernama Fransesco Cirillo menggunakan prinsip ini di tahun 80-an. Pomodoro dalam Bahasa Italia berarti tomat, karena cirillo menggunakan timer untuk memasak yang ada di dapur ibunya.

Pada awalnya Cirillo menetapkan waktu timer selama 30 menit, ketika itu cirillo menggunakan 25 menit awal untuk bekerja dan 5 menit waktu sisanya untuk beristirahat.

Dalam prakteknya teknik ini biasanya dimulai dengan melakukan semacam list yang harus kita selesaikan. Yaitu setelah kita menetapkan timer selama 25 menit. Gunakan untuk berkonsentrasi kepada satu subjek tersebut dan gunakan sisa waktu 5 menit untuk istirahat. Lalu yang terakhir melakukan check list atas subjek yang telah kita kerjakan.

Ulangi hal tersebut selama 4 kali, dan ketika pomodoro yang keempat, anda bisa beristirahat selama 20 hingga 30 menit.

Untuk masa sekarang beberapa aplikasi di ponsel sudah ada yang mengadopsi timer pomodoro ini, jadi anda tidak perlu berebut dengan istri bila mau mengaplikasikannya.

3. Matrix Eisenhower

Teknik yang ketiga ini dipopulerkan oleh Presiden Amerika Serikat Dwight D. Eisenhower. Di masa perang dunia ke II mantan jenderal militer Amerika ini sangat terkenal karena menjadi salah satu panglima tertinggi pasukan sekutu ketika melawan Jerman.

Matrix yang dibuat oleh Eisenhower ini sebenarnya lebih kepada menentukan prioritas ketika kita dihadapkan oleh beberapa pekerjaan yang harus kita selesaikan.

Pekerjaan atau project oleh Eisenhower dibagi menjadi empat, yaitu Penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, mendesak tapi tidak penting dan tidak mendesak dan tidak penting.

Matriks ini sangat bermanfaat dalam menentukan pekerjaan mana yang lebih dulu anda harus lakukan dan mana yang anda bisa melakukannya di lain kesempatan.

4. Metode ALPEN  

Metode terakhir ini dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi jerman bernama Lothar Seiwert.

Metode alpen ini anda bisa lakukan dengan beberapa tahapan. Untuk yang pertama yaitu membuat list tugas yang harus anda selesaikan, lalu memperkirakan berapa lama yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas tersebut.

Setelah itu dilakukan, anda lalu merencanakan waktu cadangan untuk mengakomodasi bila sesuatu di luar perkiraan terjadi, yaitu sebesar 40% dari total waktu yang anda miliki.

Terakhir adalah membuat prioritas dan memutuskan mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu dan melakukan follow up untuk tugas yang dikerjakan di kemudian hari. (*)

Baca Juga
Tentang Penulis